Assinaturas
A assinatura cobra o mesmo cliente de forma recorrente: a cada ciclo (semanal, mensal, anual…), a Kobana emite um boleto novo, sem que você precise criá-lo. Use a assinatura para mensalidades, planos e contratos de prestação continuada. Para um parcelamento com número fixo de parcelas emitidas todas de uma vez, use um carnê.
Cada boleto emitido pela assinatura é um boleto comum: aparece na lista de boletos, é registrado na carteira escolhida e segue as regras de multa, juros, desconto e notificação do boleto avulso.
Onde fica no painel
- Recebimentos → Assinaturas → Gerenciar: lista das assinaturas da conta, com filtros por situação e carteira e ordenação.
- Recebimentos → Assinaturas → Importar: criação em massa a partir de arquivo CSV.
- Criar → Assinatura: formulário de nova assinatura.
As assinaturas também aparecem na aba Assinaturas da ficha do cliente (CRM → Gerenciar Clientes) e na aba Assinaturas da carteira de cobrança.
A lista mostra, para cada assinatura: ID, nome do cliente, Quantia, Próximo Vencimento, Data de Término e Situação.
Criar uma assinatura
- Abra Criar → Assinatura.
- Escolha a Carteira e, se a conta tiver modelos de boleto, o Modelo. Com uma única carteira ativa, ela é usada sem perguntar.
- Preencha Quantia, Próximo Vencimento, Antecedência para Emissão e Ciclo da Assinatura.
- Preencha os dados do cliente e as demais seções que quiser usar.
- Clique em Adicionar Assinatura.
A assinatura é criada na situação Ativa e o painel abre a tela dela com a mensagem "Assinatura cadastrada com sucesso!". O primeiro boleto não é emitido na hora: ele sai quando chega a data de emissão (veja abaixo) ou quando você usa Gerar próximo recebimento.
Campos principais
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Carteira | Sim | Carteira de cobrança que emite os boletos. Só aparecem carteiras ativas. |
| Modelo | Não | Modelo de boleto aplicado aos boletos da assinatura. O campo só aparece quando a conta tem modelos cadastrados. |
| Quantia | Sim | Valor de cada boleto, em reais. Deve ser maior que zero. |
| Próximo Vencimento | Sim | Data de vencimento do próximo boleto. Na criação, não pode ser no passado. |
| Antecedência para Emissão | Sim | Quantos dias antes do vencimento o boleto é emitido. Número inteiro maior que zero; vem preenchido com 7. |
| Ciclo da Assinatura | Sim | Semanal, Quinzenal, Mensal, Bimestral, Trimestral, Semestral ou Anual. |
| Data de Término | Não | Último dia em que a assinatura emite boletos. Deixe em branco para uma assinatura sem fim. |
Seções adicionais do formulário, iguais às do boleto avulso:
| Seção | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Dados do Cliente e Endereço do cliente | Sim (nome, CPF/CNPJ, endereço, bairro, cidade e estado) | Pagador dos boletos. |
| Demonstrativo e Instruções para o Caixa | Não | Textos impressos no boleto. Aceitam variáveis. |
| Multa, Juros e Desconto | Não | Encargos e desconto aplicados a cada boleto. |
| Beneficiário final (opcional) | Não | Nome e CPF/CNPJ do beneficiário final. |
| Informações para remessa (opcional) | Não | Dias corridos para baixa, dias para protesto e dias corridos para negativação (de 0 a 99). |
| Etiquetas (Tags) | Não | Etiquetas copiadas para os boletos da assinatura. |
| Notificações | Não | E-mail em cópia, que recebe todos os boletos da assinatura de acordo com as notificações configuradas, e o nome do arquivo de boleto enviado ao cliente. |
Ao salvar, a Kobana vincula o pagador a um cliente do CRM: usa o cliente da conta com o mesmo CPF/CNPJ ou cadastra um novo.
Como os boletos são emitidos
A Kobana verifica as assinaturas várias vezes ao dia. Uma assinatura emite o boleto quando:
- a data de hoje já alcançou o Próximo Vencimento menos a Antecedência para Emissão; e
- a Data de Término está em branco ou ainda não passou; e
- a sua conta Kobana não está bloqueada e tem plano ativo.
Exemplo: com Próximo Vencimento em 10/05 e Antecedência para Emissão de 5 dias, o boleto é emitido a partir de 05/05, com vencimento em 10/05.
Depois de emitir o boleto, a Kobana avança o Próximo Vencimento em um ciclo:
| Ciclo | Avanço |
|---|---|
| Semanal | 7 dias |
| Quinzenal | 15 dias |
| Mensal | 1 mês |
| Bimestral | 2 meses |
| Trimestral | 3 meses |
| Semestral | 6 meses |
| Anual | 1 ano |
Nos ciclos a partir de Mensal, o vencimento mantém o mesmo dia do mês do Próximo Vencimento informado; quando o mês não tem esse dia, o vencimento cai no último dia do mês.
Se o Próximo Vencimento já passou quando o boleto é emitido (por exemplo, numa assinatura que estava parada), o boleto não vence no passado: a Kobana calcula um novo vencimento a partir da data de hoje e da Antecedência para Emissão, mantendo o dia do mês nos ciclos a partir de Mensal, e o Próximo Vencimento passa a ser um ciclo depois desse vencimento.
Se a carteira da assinatura deixar de existir, a emissão falha e a assinatura passa para a situação Inativa, com a Data de Término igual à data do dia.
Situação da assinatura
| Situação | Significado |
|---|---|
| Ativa | A assinatura está em vigor. |
| Inativa | A assinatura foi desativada. A Data de Término é preenchida com a data em que ela foi desativada. |
Ativa ──(Desativar)──► Inativa
Inativa ──(Ativar)──► Ativa
O que interrompe a emissão automática é a Data de Término: depois dela, a assinatura não emite mais boletos. Por isso, desativar a assinatura ou preencher a Data de Término com a data de hoje tem o mesmo efeito de pausar a cobrança.
Ações na tela da assinatura
A tela da assinatura tem as abas Boletos (os boletos já emitidos por ela) e Observações (anotações internas). A barra lateral mostra situação, carteira, modelo, e-mail em cópia, próximo vencimento, data de término, quantia, ciclo, antecedência e as informações para remessa. O menu Ações oferece:
| Ação | O que faz |
|---|---|
| Alterar | Abre o formulário para editar a assinatura. |
| Gerar próximo recebimento | Emite agora o boleto do Próximo Vencimento, sem esperar a data de emissão, e avança o Próximo Vencimento em um ciclo. O painel pede confirmação mostrando o cliente e a data de vencimento. |
| Desativar | Muda a situação para Inativa e preenche a Data de Término com a data do dia. Aparece quando a assinatura está ativa. |
| Ativar | Muda a situação para Ativa e apaga a Data de Término. Aparece quando a assinatura está inativa. |
| Excluir | Exclui a assinatura, depois de confirmação. |
Ativar apaga a Data de Término, inclusive uma data de fim de contrato que você tenha definido. Se a assinatura deve terminar numa data, use Alterar e informe a data de novo depois de ativá-la.
Alterar
Em Ações → Alterar você pode mudar qualquer campo do formulário, inclusive a quantia, o ciclo, o próximo vencimento e a carteira. As mudanças valem para os boletos emitidos daí em diante; os boletos já emitidos não mudam. Se você trocar o CPF/CNPJ do pagador, a assinatura passa a ser vinculada ao cliente do CRM com o novo documento.
Excluir
A assinatura sai da lista com a mensagem "Assinatura apagada." e deixa de emitir boletos. Os boletos que ela já emitiu não são cancelados: continuam na lista de boletos e seguem o ciclo normal deles. Para cancelá-los, cancele cada boleto.
Permissões
As assinaturas fazem parte do produto de cobrança do plano contratado. No cadastro de usuários, as permissões ficam em Recebimentos → Assinatura:
| Ação | Permite |
|---|---|
| Ações Básicas | Ver a lista e a assinatura, usar Gerar próximo recebimento e editar as observações. |
| Criar | Criar assinaturas. |
| Alterar | Editar, ativar e desativar assinaturas. |
| Excluir | Excluir assinaturas. |
| Importar | Importar assinaturas por arquivo. |
| Exportar | Exportar assinaturas. |
Eventos de webhook
| Evento | Quando |
|---|---|
customer_subscription.created | A assinatura foi criada. |
customer_subscription.updated | A assinatura foi alterada, ativada ou desativada, ou o Próximo Vencimento avançou depois da emissão de um boleto. |
customer_subscription.deleted | A assinatura foi excluída. |
Cada boleto emitido também dispara os eventos do próprio boleto.
Pela API
As assinaturas podem ser criadas, consultadas, alteradas e excluídas pela API: veja a referência da API v1 e a referência da API v2.